En informatique tout a évolué depuis 40 ans,
le matériel, langages de programmation, systèmes d’exploitation ; tout ou presque ! Un petit village Gaulois fait de la résistance : Aborescix. En effet, depuis l’aire des dinosaures (celle des commandes TREE pour MS-DOS ou ls-r pour LINUX / UNIX) le classement des data se fait au travers des arborescences.

Clarisse la solution qui pourrait être recommandée par Sheldon Cooper !

“De toute évidence, la plupart des salariés ne savent pas s’organiser. Il suffit de regarder leurs bureaux pour comprendre le chaos qui règne dans leur esprit”. Sheldon Cooper aurait pu prononcer cette phrase, mais aurait-il tort ?

Même si Sheldon a toujours raison comme peut en témoigner Leonard Hofstadter, il s’avère que le classement des données n’est pas chose aisée lorsque l’on travaille en groupe.

Qu’est ce qui a évolué depuis le jurassique ?
Rien ! Ah si, pardon …

On nous a ajouté des couches graphiques par-dessus les commandes Shell, d’abord une interface fenêtrée et enfin, depuis quelques années une interface WEB. Mais, en dehors de ça …!?

Quelle logique autour des arborescences ?

La logique est propre à chacun. D’une personne à l’autre, elle peut être très différente même si les objectifs sont communs. Spock n’aura jamais la même arborescence que le capitaine Kirk. Et pourtant ils doivent collaborer. Lorsque plusieurs personnes doivent travailler ensemble autour d’un classement documentaire les avis sont autant partagés que peut l’être une armée de trolls en quête d’aventure.

Depuis quelques temps, de nombreux logiciels de travail collaboratifs ou de partage de données tels que les différents Drive dans le Cloud nous promettent de simplifier les choses. Ces plateformes répondent aux besoins des nomades ou télétravailleurs. Elles ont pourtant pour effet d’accentuer la dispersion de l’information tel un prisme agissant sur un laser. L’accès à l’information n’est plus maitrisé par l’entreprise qui s’en remet alors à la bonne intelligence de ses collaborateurs. C’est ainsi que de nombreuses données quittent le périmètre de l’entreprise pour échouer dans les mains peu scrupuleuses de détrousseurs de données qui, de ce fait, économisent les honnêtes services proposés par les hackeurs, tuant ainsi tout un pan de l’économie souterraine (ouh là, laissez-moi réfléchir 2min à ce que je viens d’écrire…).

Le cinquième élément :

Que l’on utilise une commande Shell, un explorateur de fichiers, un navigateur ou un outil de partage de données en ligne, le problème organisationnel persiste. Toutefois, il existe un cinquième élément qui répond aux différentes problématiques : Clarisse !

Clarisse Multi-pass :

Avec une méthode de classement efficace, tout un univers de possibilités s’ouvre à vous avec de nombreux bénéfices. Power-up/Bonus à la clé :

  • Gain de temps
  • Fin des redondances
  • Maîtrise et valorisation de l’information
  • RGPD
  • Sécurité

À ce système, nous avons ajouté :

  • un moteur de recherche fulltext basé sur ElasticSearch pour permettre un accès rapide à l’information,
  • une base de cache Redis pour accélérer les traitements dans les grandes organisations,
  • une base de données SQL Server pour des performances accrues avec chiffrement des champs sensibles,
  • un chiffrement des données en AES 128 / 192 / 256 bits pour que vos données restent confidentielles même en cas de piratage.

Pour un accès-utilisateurs  plus rapide que celui de l’Explorateur,  Clarisse est développée sous forme d’extension à Windows. Même dans les manipulations de donnée les utilisateurs gagnent du temps. Le SSO (Single Sign On) est également de la partie pour éviter la saisie de mot de passe. Un déploiement de cette application écrite en .Net est également possible par GPO pour simplifier la vie du personnel de la DSI.

Clarisse est une passerelle entre l’utilisateur et les données, avec en bonus :

  • Traçabilité des actions utilisateurs.
  • Cloisonnement des données empêchant la propagation des virus dans l’espace Clarisse.

Ce n’est pas tout !

Clarisse permet un partage maîtrisé des données avec vos clients, fournisseurs et partenaires grâce à son module WEB. Vos données sont également accessibles depuis votre smartphone en tous lieux et tout temps. L’accès aux données Clarisse depuis un réseau externe se fait uniquement par sa passerelle de sécurité. Aucun adressage ne se fait en direct afin de limiter les risques d’intrusion.

Clarisse apporte donc un ensemble de bénéfices avec un ROI généralement inférieur à une révolution de la Terre autour du Soleil.

Témoignage

La recherche est phénoménale !
Notre problématique était triple :
– Pouvoir conserver dans les dossiers clients tous les échanges de manière simple et rapide (BAT, Validation de BAT, devis, modification de devis, spécificités de chaque commande, dossier de production, contrôle qualité, etc.) et retrouver toutes les informations nécessaires en quelques instants grâce à un système de recherche par mots clés (n° de plan, nom de personne, par objet, par un texte personnalisé, par n° de formulaire).
– Limiter l’archivage papier, qui est fastidieux à classer et prend beaucoup de surface au sol, tout en ayant une bonne gestion des droits (que tout le monde n’ait pas accès aux payes, à la compta, etc.).
– Trouver un système simple et ergonomique qui ne nécessite pas une formation trop complexe et qui soit capable de traiter l’ensemble des documents tout en étant interfaçable avec les logiciels métiers.
Clarisse a parfaitement rempli toutes ces conditions. La mise en place du système a pris moins d’un mois et tous nos collaborateurs ont très rapidement pris Clarisse en mains. Le volume de papiers à traiter s’est effondré (cela en est même angoissant pour nous qui avions l’habitude d’avoir des dossiers pléthoriques. Psychologiquement, il y’a un cap à passer ! Enfin, la recherche est phénoménale ! Nous retrouvons en quelques minutes des documents vieux de 5 ans que nous avions transférés de notre ancien système de gestion électronique vers Clarisse dans un répertoire fourre-tout. On retrouve tout !

Christophe Lacroix
Dirigeant de la société SMTT