Ne le répétez surtout pas mais Clarisse a un secret ! Clarisse n’est pas qu’un simple logiciel, Clarisse est une méthode d’organisation facilitée par l’outil digital.

À quoi sert Clarisse ?

Clarisse permet de classer efficacement toutes vos données dites « non structurées ». C’est quoi ça ? Vous savez, vos courriers papier, vos courriels, vos fichiers Word, Excel, PDF, JPG et autres documents qui servent au fonctionnement quotidien de votre structure professionnelle en dehors du logiciel-métier. La fameuse « paperasse » qui est forcément quelque part quand on la cherche, mais qui joue souvent à cache-cache avec nos nerfs et notre patience au moment où on en a besoin.
Bref, c’est tout ça que prend en charge Clarisse et les avantages à un meilleur classement sont multiples (si, si, c’est prouvé !) :

  • gagner en rapidité de recherche et de classement,
  • gagner en sérénité car les données ne se perdent plus et sont facilement accessibles,
  • éviter les erreurs en travaillant toujours sur la bonne version du document,
  • centraliser les données pour mieux les sécuriser,
  • être en conformité avec le RGPD,
  • valoriser ses données
  • collaborer plus facilement avec ses collègues.

Le classement est la base de toute organisation ! Sans un classement efficace, point d’efficience ! Pas de bras, pas de chocolat dirait l’autre…
Maintenant vous savez ce que fait Clarisse : Clarisse classe, Clarisse organise, Clarisse sécurise, etc. En bref, Clarisse vous permet de travailler mieux et dans de bien meilleures conditions grâce à la maîtrise de vos données.

Et si mon classement est déjà parfait et que je maitrise tout !?

Nous ne voulons pas vous faire perdre votre temps, nous sommes même plutôt là pour vous en faire gagner. Juste pour être sûrs… Parfait, dites-vous ? Donc vous confirmez que :

  • vous retrouvez n’importe quel document, quel que soit son ancienneté et quelle que soit la personne qui l’a classé, en moins de 2 secondes ?
  • vous n’avez jamais perdu un seul document ?
  • vous n’avez jamais travaillé sur une version obsolète d’un document ?
  • vous centralisez 100% de vos données non structurées sans jamais utiliser un Drive quelconque, clefs USB comprises ?
  • l’application du RGPD n’est qu’une simple formalité pour vous ?
  • vous avez connaissance de 100% de votre patrimoine documentaire, ce qui vous permet d’éviter les doublons de traitement
  • vos salariés ont tellement de temps disponible qu’ils ont tous appris à parler Polonais pendant leurs heures de travail ?

Si vous cochez toutes ces cases alors okay, nous vous félicitons car vous avez la maîtrise. Sinon, lisez la suite …

Comment parvenir à organiser efficacement ?

Quatre choses à faire :

  • Eliminer le classement par arborescences. Les arborescences sont créées d’après la logique de leurs créateurs. Or nous n’avons pas tous les mêmes logiques donc ce qui est évident pour l’un ne l’est pas forcément pour l’autre.
  • Eliminer tous les systèmes de partage de données qui les décentralisent, génèrent des doublons et facilitent le travail aux personnes malveillantes.
  • Appliquer une même méthode à toute l’organisation professionnelle.
  • Disposer d’un outil métier qui vous permet de mettre en application cette méthode.

C’est quoi la méthode Clarisse ?

Grâce à Clarisse, vous ne travaillez plus avec des arborescences mais avec des classeurs et des intercalaires, comme dans la vraie vie ! L’avantage d’un tel système est double :

  1. il a fait ses preuves par le passé pour gérer de grosses quantités d’informations,
  2. il est connu et maîtrisé par tout le monde, donc très facile à prendre en main.

Avec Clarisse, nous travaillons en « mode projet » c’est-à-dire que les équipes et les données évoluent autour des projets. Grâce au classement par classeur, la méthode organisationnelle devient simple et universelle : chaque projet se matérialise par un classeur. Dans la vraie vie, cela ne serait pas possible par manque de place dans nos bureaux. Avec le numérique, plus de limite. Peu importe le nombre de classeurs, Clarisse sait gérer !

Les droits d’accès sont définis au niveau des classeurs, ainsi chacun pourra travailler autour des projets qui le concernent. Ajoutez à cela diverses fonctionnalités high-tech telles que les salons de discussion ou les délégations de tâches et vous obtenez un système organisationnel vraiment efficace. Clarisse est un croisement entre le meilleur du classement analogique et le meilleur du digital. Clarisse devient donc une assistante parfaite qui vous permet de gagner le temps nécessaire pour apprendre le Polonais.