Quoi de plus agaçant que de perdre son temps à classer et à rechercher des documents !?

Bien souvent nous effectuons un double classement :

  • Classement analogique pour tous les documents au format papier
  • Classement numérique pour tous les documents au format digital

Parfois même nous convertissons les documents d’un format à l’autre nous obligeant ainsi à les classer deux fois. Que de temps perdu dans notre journée déjà bien remplie !

Posons-nous les bonnes questions…

Le classement est-il si naturel que ça ?

Bien entendu que le classement est naturel ! Enfin … sauf lorsqu’il s’agit de classer d’après une logique différente de la sienne. Aucun problème, il suffit juste d’imposer sa méthode de classement à tous ses collègues et le problème sera réglé ! Mais formaliser un protocole de classement n’est pas toujours simple et faire appliquer les processus non plus…

Les outils mis à ma disposition sont-ils si performants que ça ?

Bien sûr que les outils sont performants, d’ailleurs nous utilisons les mêmes depuis plusieurs décennies. Les mêmes ? Non, pas tout à fait ! Mais le principe fondamental reste identique : tous les outils s’appuient sur une organisation en arborescence de dossiers et de sous-dossiers.

La structure des arborescences n’est-elle pas inhérente à la logique de son créateur ?

Bien entendu ! Ne serait-ce donc pas pour cette raison que je perds du temps à classer et à rechercher des données dans les arborescences qui ne sont pas les miennes !?

Que va m’apporter Clarisse ?

Clarisse s’affranchit de l’arborescence pour travailler sur le principe simple et efficace des classeurs et des intercalaires. Fini les arborescences complexes, juste deux niveaux organisationnels ! Avec Clarisse, un classeur correspond à un projet (ou mission) ce qui implique que tous les collaborateurs pourront travailler en mode projet. En plus, je peux reproduire dans Clarisse mon classement papier, je n’ai donc qu’une seule et unique méthode organisationnelle ce qui me permet de gagner du temps. Clarisse m’apporte un classement simple, rapide, universel et donc parfaitement maîtrisé. C’est plus clair, je vais plus vite et donc je fais mieux !

Mais ce n’est pas tout !

Clarisse me permet d’assurer le suivi de mes documents grâce aux tâches, aux flux et aux métadonnées. Un système, là encore, simple et efficace qui me permet de faire mon suivi sans avoir besoin d’autres outils. Par exemple grâce aux métadonnées je serai en mesure de faire le suivi de mes contrats clients et fournisseurs. Grâce aux flux (workflow) je pourrai facilement faire relire et signer mes documents par d’autres personnes. Avec les tâches Clarisse me rappellera qu’à telle date il faudra que je réalise telle action, etc. Finalement Clarisse c’est mon assistante à moi.

Finalement, j’y gagne quoi ?

  • Je gagne en efficacité : j’enregistre, je classe et je retrouve mes documents en quelques clics.
  • Je gagne du temps : l’information est immédiatement accessible avec le moteur de recherche.
  • Je gagne en bien-être : moins de stress, le sentiment de me consacrer à ce qui est utile, comme apprendre le Polonais.
  • Je gagne en légèreté : je ne subis plus le volume de données, la lourdeur du système informatique. Au contraire Clarisse est un véritable outil qui allège ma charge de travail, c’est mon assistante personnelle.

Et ma structure professionnelle dans tout ça ?

Elle y gagnera en sécurité car toutes les informations seront protégées par Clarisse. Ma structure professionnelle pourra même être en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données). Et parce que l’ensemble des collègues sera plus détendu, c’est l’ambiance générale de l’équipe qui sera au beau fixe.

“Organiser, c’est maîtriser !”

Vous qui êtes au cœur de l’action, nous sommes certain que ce postulat vous parle. Clarisse a été pensée et développée pour vous; c’est votre assistante !

Témoignage

Construire très facilement un système documentaire qualité
Dans le cadre de leur démarche d’amélioration continue de la qualité, les EHPAD du Palais-sur-Vienne et de Feytiat recherchaient une nouvelle solution logicielle afin de garantir leur système d’assurance qualité et d’informatiser l’ensemble de leur pyramide documentaire. La solution CLARISSE est apparue comme «LA» solution allant au-delà des espérances.
En effet, cette solution complètement adaptable permet de construire très facilement un système documentaire qualité, d’en sécuriser et d’en maitriser le contenu, de permettre les flux de validation, les alertes, d’être accessible à tous, le tout dans le respect des processus identifiés dans les établissements, en conformité avec la norme ISO indispensable en cas de certification de services par exemple.
Elle permet de rendre la lecture et l’utilisation du système documentaire qualité aisées à l’ensemble du personnel de par son intuitivité et sa simplicité d’utilisation, ce qui est une vraie plus-value et un bon atout pour faire adhérer les professionnels…
De plus, la dématérialisation complète de l’ensemble des documents (hors pyramide documentaire qualité) est aussi possible … un autre atout indéniable pour diminuer à terme la volumétrie des documents stockés sur les serveurs voire pourquoi pas de tendre vers le «0» papier…

Fabienne Arrondeau
Qualiticienne