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Le contexte concurrentiel des entreprises se tend de plus en plus. Pour tirer leur épingle du jeu les enjeux des entreprises ne résident pas tant dans leur capacité à affiner toujours plus leur mix marketing, mais dans leur capacité à bâtir des business models en rupture, qui leur procurent des avantages concurrentiels structurants dans la durée.

Briser les silos et miser sur le collaboratif

Concrètement cela impose à l’entreprise de développer sa capacité à être agile. C’est à dire à briser les silos et travailler en mode projet et collaboratif pour centrer son expertise et son énergie sur le contenu qualitatif des multiples données qu’elle brasse dans ses analyses et provenant de multiples sources documentaires. Car c’est dans sa capacité d’analyse et de perception de son environnement que l’entreprise sera capable d’identifier des relais de croissance pertinent et prometteurs.

Au cœur de ces préoccupations se pose la nécessité pour l’entreprise de :

– Disposer de l’information et de la bonne information

– Réagir rapidement

– Travailler ensemble où que l’on soit (ie en mobilité)

 Accélérer les prises de décisions

– Maximiser la productivité et l’efficacité

Tout en veillant à :

– Garantir le niveau de sécurité maximum sur les informations sensibles

– Garantir la cohérence des prises de décision et des points de vue

– Partager l’information dans une logique de progression de l’organisation dans son ensemble

Pas facile lorsque l’on sait que la donnée est dispersée dans l’entreprise : répartie entre les sites géographiques, les niveaux hiérarchiques, les sources documentaires, les natures des documents de synthèse ou extraits des logiciels, et les façons propres à chacun de classer les documents selon l’importance subjective qu’il lui accorde.

« Selon L’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver »

Exploiter la richesse du contenu des documents

Ainsi, l’information de l’entreprise est au cœur de son challenge puisqu’elle doit être capable de :

– La retrouver dans le classement de l’organisation

– Y accéder, facilement et rapidement

– La partager, intuitivement et efficacement

– La structurer, quels que soient son format et sa source pour l’exploiter et l’interpréter

– La stocker de façon intelligente et pérenne

– La protéger, pour entretenir sa valeur et garantir la qualité

– La valoriser, c’est-à-dire exploiter sa force, son poids et son intérêt dans une logique de création de valeur

L’entreprise d’aujourd’hui a donc besoin d’une solution de gestion documentaire qui lui offre la possibilité de travailler en agilité. De percevoir le document comme un support porteur d’informations clés à très forte valeur, ayant vocation à être utilisées, réutilisées et partagées.

C’est bien dans cet esprit que Clarisse a été conçu : un Active Document System qui place le contenu des documents au cœur de l’entreprise.

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Suite de l’article à paraître la semaine prochaine : #3 Le potentiel inexploité des documents. Pour ne pas le manquer : abonnez-vous à la newsletter du blog.

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