La gestion par le logiciel Clarisse de votre patrimoine documentaire de façon intelligente.
La gestion de vos documents doit être facile d’utilisation, personnalisable et autonome pour tous vos collaborateurs.
L’ergonomie du système Clarisse en fait un outil rapide, simple et efficace. Une GED de qualité est un outil efficace pour l’entreprise, car elle harmonise les processus de travail. Le logiciel Clarisse comprend les besoins des structures professionnelles, mais également améliore le confort de travail de ses utilisateurs. En effet, si l’utilisateur ne s’approprie pas le système il ne l’utilisera jamais de façon optimale et donc le logiciel ne sera pas exploité dans son intégralité.
La totalité du patrimoine documentaire de votre structure peut-être migré vers le logiciel Clarisse. L’avantage dans ce type de processus est la centralisation de vos données d’entreprise. La centralisation facilite la recherche documentaire, la sécurité de vos données et le travail collaboratif. Clarisse vous fait gagner en agilité au sein de votre entreprise.
Les solutions proposées par le logiciel Clarisse apporte une vision globale et innovante dans la gestion électronique des documents :
- L’utilisation d’un puissant moteur de recherche
- L’enrichissement des documents de façon quotidienne grâce à de nombreux facteurs (métadonnées, traçabilités etc.)
- L’optimisation de la gestion de projet
L’utilisation d’un puissant moteur de recherche
L’intelligence du moteur de recherche Clarisse est en parti, sa fonctionnalité « indexation ». Elle permet de retrouver via association de mots clés, les documents sur lesquels l’utilisateur à des droits d’accès. Le logiciel de GED Clarisse retrouve les documents associés à 70% près. En effet, si le mot clé contient une faute de frappe, les documents associés a ce mot clé sont quand même retrouvés.
L’intelligence dans le recherche documentaire est également lié au classement simplifié. Une approche sans répertoire (dossiers/sous-dossiers) est mise en place dans Clarisse. Lors d’un dépôt documentaire, le document est donc non seulement indexé mais également soumis à une gestion par droit d’accès. L’administrateur du système Clarisse va définir pour chaque utilisateurs ou chaque groupe d’utilisateurs qui possède l’autorisation d’accéder à telles ou telles informations. Le répertoire classique laisse place à des classeurs et des intercalaires qui sont donc soumis à une gestion par droits d’accès. De par son ergonomie, Clarisse retrouve les informations en moins de deux secondes.
L’enrichissement documentaire
Les métadonnées du logiciel de GED Clarisse définissent les documents de par leur complément d’informations. En effet, les métadonnées servent à décrire, définir le document de façon plus complémentaire qu’à son origine. Le simple contenu d’un document n’apporte pas les informations nécessaires au bon développement d’une gestion de projet. Chaque utilisateurs ayant un droit d’accès au document peut accéder aux métadonnées complétées. La visibilité pour les utilisateurs est donc grandement améliorée.
Les documents s’enrichissent également d’informations sur les actions utilisateurs. Automatiquement, les action utilisateurs (lecture, modifications, validations, archivage et/ou suppression) sont consignées et horodatées dans le système Clarisse. La traçabilité documentaire se fait, elle aussi intelligemment et de façon automatique avec Clarisse. Le listing des mises à jour des documents peut donc être facilement accessibles avec Clarisse. Cette fonctionnalité, diminue la marge d’erreur sur les documents.
L’optimisation de la gestion de projet
L’intelligence dans la gestion de vos informations optimise le travail d’équipe. L’intelligence autour du travail collaboratif s’apparente de plusieurs façons. Chaque documents peut contenir des flux de travail, des tâches, des flux décisionnel, des signatures électroniques etc. En effet, sur toutes les informations présentent dans le système Clarisse il est possible qu’elles soient complétées par ce type d’actions. Par conséquent, chaque utilisateurs pouvant accéder aux documents est informés des différents flux qui ont pu être affectés aux documents. De la même façon que les métadonnées, Clarisse consigne et horodate ces actions.
Toutes les actions menés envers les documents complètent chaque jours la base de données Clarisse pour ne pas en faire seulement un logiciel d’archivage. La solution Clarisse est intelligente, et permet réellement aux structures professionnelles qui la possède de gagner en agilité dans leur processus de travail. Le temps des annotations papiers, des pots-its volants, et des informations entre deux portes sont terminées pour laisse place à un outil de travail complétant, et faisant ainsi vivre votre patrimoine documentaire.
La solution Clarisse est bien plus qu’une simple G.E.D (Gestion Electronique de Documents), c’est une véritable A.D.S (Active Document System).
