Lorsque Sophie Queriaud, Directrice générale de l’ADAPEI 23, décide de s’attaquer à l’organisation des données détenues par l’association, elle fait face à plusieurs challenges. Comment centraliser et retrouver facilement les fichiers éparpillés dans les différentes structures ? Comment garantir la sécurité de ces données ? Quel outil choisir pour centraliser l’information et assurer une gestion documentaire transversale, tout en obtenant l’adhésion des 140 collaborateurs répartis dans les 8 structures de l’association et souvent peu habitués à l’informatique ?
Les réponses à ces questions, Sophie Queriaud les a trouvées en Clarisse, la solution d’organisation et de sécurisation des données non structurées de l’éditeur Accecia. Retour sur ce projet !
Un besoin de structuration et de sécurisation des données
En prenant ses fonctions au sein de l’ADAPEI 23, Sophie Queriaud décide de confier un diagnostic autour de la donnée à Accecia. Verdict : le système d’informations est plutôt désorganisé, la gestion documentaire n’est pas uniforme chez les salariés, les fichiers sont éparpillés et la sécurité des données n’est pas optimale…
« Chacun avait sa propre gestion documentaire, ce qui laissait place à la perte d’informations, aux professionnels qui stockaient des fichiers sur leurs postes personnels les rendant inaccessibles aux autres… La collaboration et le partage d’information n’étaient pas toujours évidents.
Pire : nous utilisions un service Dropbox ouvert à tous les salariés sans gestion des droits d’accès… Je craignais pour la sécurité des informations détenues par l’association », explique la directrice.
Manifestement, un outil structurant s’avérait nécessaire. Mais en parallèle, un autre challenge se dessinait pour la direction : l’adoption de la solution par les salariés de l’association.
« Je voulais que chacun puisse se l’approprier facilement, que la solution n’alourdisse pas le quotidien des professionnels. Ceux-ci occupent des métiers de terrain, ils ne sont pas forcément accoutumés aux outils informatiques. Il était donc impératif de trouver un outil intuitif et facile à prendre en main », ajoute la responsable.
Clarisse pour mettre de l’ordre dans la gestion documentaire
Sophie Queriaud engage alors une véritable démarche organisationnelle de pilotage de la donnée en mettant en place Clarisse dans l’ensemble des établissements de l’association (ESAT, foyers de vie, foyers d’hébergement…). La directrice générale de l’ADAPEI de la Creuse avait découvert la solution quelques années auparavant et avait pu apprécier son efficacité.
« En à peine quatre mois, tous les postes informatiques étaient équipés et nos 140 salariés étaient formés. La pédagogie des consultants Accecia et la simplicité de l’outil ont d’ailleurs été soulignées à l’issue des sessions de formation ! », se réjouit-elle.
Complémentaire aux logiciels métiers dédiés à la gestion des établissements et des usagers, la solution Clarisse permet d’organiser tous les fichiers nécessaires aux professionnels (factures, rapports d’activité, documents administratifs, pièces-jointes d’e-mails…).
« L’information est organisée dans un système de classeurs et intercalaires : il suffit de taper un mot-clé intuitif pour la retrouver en quelques secondes. Plus accessible car centralisée et ordonnée, la donnée est aussi beaucoup mieux sécurisée. Dans Clarisse, tous les fichiers sont chiffrés et les droits d’accès sont finement maîtrisés », détaille Sophie Queriaud.
Une adhésion immédiate de la part des utilisateurs
Centralisation : checked. Sécurisation : OK. Reste un point sur lequel l’ADAPEI 23 se montrait intransigeante : la facilité d’utilisation. Encore un défi relevé par Clarisse : la direction de l’association constate rapidement un véritable engouement de la part des professionnels.
« C’est impressionnant : nous n’avons eu aucune réticence ni résistance, l’adhésion a été totale ! À l’issue de la formation, nous avons constaté une forte migration des fichiers dispersés sur les systèmes internes vers Clarisse, initiée par les utilisateurs. Quelques semaines après la mise en service, l’outil comportait déjà plus de 18 000 documents actifs rangés dans 1 780 classeurs. Tout le monde est convaincu de l’utilité de Clarisse : l’appropriation ne s’est pas faite attendre », apprécie la directrice.
Clarisse permet à l’ADAPEI de la Creuse de travailler différemment, avec davantage de transversalité et de collaboration, notamment entre les différents établissements : « Avec Clarisse, nous avons trouvé un langage commun à tous. »
Plus qu’une GED, un véritable outil de pilotage
Grâce à la structuration et la centralisation de la donnée, Clarisse améliore le temps de traitement de l’information au sein de l’association. L’information est décloisonnée, ce qui fluidifie sa gestion et facilite la communication entre les professionnels de l’association.
« Le choix de Clarisse n’est pas seulement un choix technique, c’est une vraie décision organisationnelle pour piloter notre feuille de route associative. Clarisse contient désormais toute la mémoire de l’association ; elle prend part à son histoire ! », témoigne Sophie Queriaud.
Clarisse a également aidé l’ADAPEI 23 à faire un bond en avant en ce qui concerne le respect du RGPD. La donnée ainsi structurée aide indéniablement à maintenir la confidentialité et la conformité, d’autant plus que l’ensemble des interventions sur les fichiers sont tracées. En cas de contrôle, il est simple d’extraire les informations nécessaires pour justifier la gestion des données à caractère personnel.
