La digitalisation des méthodes grâce à la GED Clarisse
Il n’est pas rare que de plus en plus d’entreprises (petites, moyennes ou grandes) se posent la question de faire évoluer leurs pratiques vers le tout digital, vers une approche totalement dématérialisée. La question est de savoir si ces pratiques répondent réellement à des problématiques identifiées qui nécessitent une adaptation de la méthodologie de travail. Ou si nous ne sommes pas tombés dans un effet de mode purement et simplement destiné à équiper les sociétés avec le fameux : « outil en plus, dont nous n’avons pas besoin pour nous rajouter de la charge de travail en plus de ce que nous avons déjà à faire ».
Nous avons besoin de gagner du temps avec l’administratif. Partons du principe que gérer des documents en entreprise représente un temps assez conséquent durant les journées de travail (si vous n’êtes pas dans ce cas de figure bienheureux êtes vous, mais le travail en équipe ou de gestion d’auto-entreprise vous ramène à la triste réalité que malgré votre organisation optimale, certains traitements documentaires sont hors de votre volonté et vous monopolisent du temps).
Est-ce réellement un truc : « de jeunes » ? Il est vrai que les avancées technologiques n’ont jamais autant clivées les générations X, Y et Z en entreprise. De la génération X qui s’est adaptée aux avancées technologiques; à la génération Y qui a vécu avec la majore partie de ces apparitions et qui a su se les réapproprier; en passant par la génération Z qui en est complètement dépendante car née avec les méthodologies organisationnelles pour traiter de l’information ou des documents s’opposent et pourtant doivent trouver un point de convergence pour que tout le monde travaille ensemble.
La digitalisation va encore tout chambouler (pas nécessairement un discours de la génération X) ? La digitalisation n’est pas en place pour révolutionner le système, elle apporte les clés pour faire évoluer les pratiques. En réalité, les différents outils, logiciel, ou processus dits de digitalisation à l’heure actuelle sont surtout là pour que tout le monde s’y retrouve. Il n’est pas rare que des chefs d’entreprises hésitant à passer à des pratiques de traitement documentaire évoque la difficulté potentielle de certains collaborateurs : « n’ayant pas la pratique de l’informatique dans leur quotidien. Ils n’ont même pas d’ordinateur chez eux » . Que ces personnes soient rassurées aujourd’hui, ce ne sont pas des pestiférés du système. La digitalisation arrive sur le terrain, non comme un effet de mode, mais comme une solution qui doit être abordable pour tous.
L’alliage technologique innovant se situe dans l’union libre entre les pratiques de traitement administratifs et documentaires avec la facilité de n’avoir qu’un seul support de traitement. Plus besoin de rédiger un rapport papier qui devra être validé durant la semaine par un service N+ qui devra ensuite être renvoyé par mail au collaborateur, puis renvoyé à un autre service de gestion qui en assurera l’archivage sous X semaines. Avec l’uniformisation des pratiques, le digital fait son entrée et en l’espace de 48 heures (voire 24 selon les réactivités de chacun) tout traitement documentaire peut depuis sa création jusqu’à sa fin de vie être un véritable gain de temps, d’énergie et donc d’argent pour les entreprises et leurs salariés.
Y a t’il aujourd’hui des outils permettant de faire du digital et d’avoir une vraie méthodologie pour tous? C’est l’instant placement de produit de l’article qui se résume en un seul nom : Clarisse . Il est nécessaire d’être à l’écoute des entreprises et de leur fournir une solution adaptée à leur pratique, accessible à tous, simple rapide et sécurisée. Telle que le veut la digitalisation. Ainsi parler de digitalisation aujourd’hui c’est potentiellement ouvrir le débat sur une évolution (ici une digitalisation) des méthodes. Mais dans l’optique de faire évoluer un ensemble d’individus aux différentes logiques à une seule pratique adaptée à tous qui fait gagner du temps et favorise l’épanouissement au travail.
